เปิดบริษัทใหม่ ต้องเตรียมเอกสารบัญชีอะไรบ้าง?

การเปิดบริษัทใหม่ไม่ใช่แค่จดทะเบียนเท่านั้น แต่ยังต้องเตรียมเอกสารทางบัญชีและภาษีให้ครบถ้วน เพื่อให้ดำเนินธุรกิจได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย และพร้อมสำหรับการตรวจสอบในอนาคต

บทความนี้สรุป เช็กลิสต์เอกสารบัญชีที่ผู้ประกอบการควรเตรียม แบบเข้าใจง่าย

1. เอกสารจดทะเบียนบริษัท

• หนังสือรับรองบริษัท
• วัตถุประสงค์บริษัท
• บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5)
• หนังสือบริคณห์สนธิ
• ตราประทับบริษัท (ถ้ามี)

เอกสารเหล่านี้ใช้สำหรับเปิดบัญชีธนาคาร ทำสัญญา และยื่นเรื่องทางราชการต่าง ๆ

2. เอกสารด้านภาษี

2.1 การขึ้นทะเบียนภาษี

• แบบ ภ.พ.20 (กรณีจดทะเบียน VAT)
• แบบ ภ.ง.ด.1 (ภาษีเงินเดือนพนักงาน)
• แบบ ภ.ง.ด.3 / ภ.ง.ด.53 (ภาษีหัก ณ ที่จ่าย)

การยื่นและจัดการภาษีต้องดำเนินการผ่านเว็บไซต์ของ กรมสรรพากร

3. เอกสารทางบัญชีที่ต้องจัดเตรียมตั้งแต่เริ่มต้น

3.1 เอกสารรายรับ

• ใบเสนอราคา (Quotation)
• ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
• ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)
• ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)

3.2 เอกสารรายจ่าย

• ใบเสร็จรับเงินจากผู้ขาย
• ใบกำกับภาษีซื้อ
• สัญญาเช่า / สัญญาบริการ
• หลักฐานการโอนเงิน

3.3 เอกสารด้านพนักงาน (ถ้ามี)

• สัญญาจ้างงาน
• สำเนาบัตรประชาชนพนักงาน
• แบบขึ้นทะเบียนประกันสังคม
• บัญชีเงินเดือน (Payroll)

4. เอกสารทางการเงิน

• สมุดบัญชีธนาคารบริษัท
• รายการเดินบัญชี (Bank Statement)
• สัญญาเงินกู้ (ถ้ามี)
• เอกสารการเพิ่มทุน / ลดทุน

คำแนะนำ: ควรแยกบัญชีธนาคารบริษัทออกจากบัญชีส่วนตัวอย่างชัดเจน

5. เอกสารสำหรับปิดงบการเงินประจำปี

• รายงานสต๊อกสินค้า (ถ้ามี)
• ทะเบียนทรัพย์สิน
• รายละเอียดลูกหนี้เจ้าหนี้
• เอกสารประกอบรายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมด

คำแนะนำสำหรับผู้ประกอบการมือใหม่

• เก็บเอกสารทุกใบอย่างเป็นระบบ (แยกแฟ้มรายเดือน)
• สแกนเก็บไฟล์ดิจิทัลสำรองไว้เสมอ
• ปรึกษานักบัญชีตั้งแต่เริ่มต้น เพื่อวางระบบให้ถูกต้อง
• ตรวจสอบกำหนดยื่นภาษีทุกเดือนและทุกปี

สรุป

การเตรียมเอกสารบัญชีตั้งแต่วันแรกที่เปิดบริษัท จะช่วยลดปัญหาภาษี ป้องกันค่าปรับ และทำให้ธุรกิจบริหารการเงินได้อย่างมืออาชีพ

หากคุณกำลังเริ่มต้นธุรกิจ การมีผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีช่วยดูแลตั้งแต่ต้น จะช่วยให้คุณโฟกัสกับการขายและการเติบโตได้อย่างเต็มที่